Access とExcelマクロ を併用したい
Excel（マクロ）に任せた方がよいところは任せる
工事の出来高書は、毎月、元請指定の書式のエクセルファイルで提出しますが、形式によっては、当月分の出来高以外に、当月までの出来高累計、さらにはこれまでの毎月の出来高の履歴が必要になる場合など、様々なものがあります。これまでエクセルでおこなってきた出来高管理を Access で実現しようとした場合、開発に多くの工数がかかるだけでなく、実際のデータ入力も、エクセルのときと比べて決して省力化にはならないと思われることから、出来高書の月次の入力は、今まで通りにエクセルファイルの中でおこなうこととし、出来高書の初期作成を、Accessでおこなうことにしました。エクセルでの毎月の出来高の入力作業は、必要な数値を入力すれば、自動的に出来高が計算されるように、セルに数式が埋め込まれていますが、毎月の履歴を残したり、指定した期間の履歴を表示させるなど、今まで手作業で大変だった部分は、マクロによって省力化し、AccessとExcelマクロの併用によって、全体としての省力化をはかりました。
すべてをAccessでシステム化できればいいのかもしれませんが、システムが複雑になるがゆえに、開発する側にとっても厳しく、また、入力する側にとっても、決して楽にはならないようなケースもあると思われますので、お客様の現状に合わせて、最小限のシステム化と運用で、ご対応させていただくこともあります。 Accessにしか出来ないところはAccessで、エクセルに任せたほうがよい部分はエクセルでといった方が、運用しやすい場合もあるように思われます。
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関数の再計算で重くなった Excel の軽量化
お客様は、ブロードバンドの申込みから、契約、キャンセル等を電話にて受け付けるカスタマーサポートを行う会社。「受付」から始まり、「対応中」「契約」にいたるまで、基幹システムに刻々と登録されてゆく膨大な顧客データから、現在のステータス、キャンセル率等、細かなデータをまとめて、指定のエクセル形式で日報を提出をする必要があります。かなりのレコード数になるCSVデータを整形して、指定の複数のシートに貼り付けることにより、10数枚からなる複雑な表が更新されて、日報が自動作成されるように関数が埋め込まれていますが、 エクセルの「COUNTIF関数」などの使用箇所が非常に多いために、月末近くなると、エクセルファイルを開くだけでも数分かかるほどの重さになり、作業に相当な時間がかかるようになっていました。
そこで、、Accessで、どうにかできないかというご依頼をいただきました。基幹システムから出力されるCSVファイルは、毎日10種類ほどあり、また、毎日、元請に提出しなければならない日報も、3種類ほどあります。Accessでは、まず、これらのCSVファイルをインポートし、それをもとに、エクセルの表項目に合わせて整形し、エクセルに出力する機能を作成しました。これにより、日報の動作に特に影響を与えていた関数を含むシートから、関数を全てはずして、そこにAccessのクエリで集計した結果データを出力し、シートを軽くすることにより、再計算の時間がほとんどなくなり、 日報ファイルは瞬時に開くようになりました。全てをAccessで実現しようとしたのではなく、エクセルでもともと使われていた表や関数は極力残し、動作に問題を生じさせていたシートのみ、Accessで計算した結果を出力し、エクセルファイルを全体として軽量化させるという、必要最小限のシステム化で対処させていただきました。
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