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Excelによる管理が大変になってきた
見積書作成（電気プラント 技術者派遣）の事例
お客様は、電気プラントに技術者を派遣する業務。元請への見積請求書を、元請指定の様式のエクセルファイルで発行し、管理してきていましたが、保存されたファイルの管理も大変になり、見積書の発行数が増えてきたこともあり、Accessへの移行を考えたいとのことでご依頼をいただきました。
見積書の作成に必要な項目である、作業員、元請、現場等をマスタ化し、海外出張の場合に必要な、外貨レートから費用を計算する機能をつけました。指定の書式のExcelファイル（見積書、作業完了報告書）は、元請により異なるのですが、もともとお使いになっていたファイルをテンプレートとして、そのままのレイアウトで出力できるようにしました。
これまでの見積書作成業務でとくに大変だったのは、1ヶ月間に発行した見積書を、1シートずつ連ねて、一つのエクセルファイルにまとめて、最後のシートに、それらの集計結果を別表としてまとめるという作業でした。これも、Accessでシステム化したことにより、多いときには何十枚にもシートが連なるエクセルファイルが、ボタンひとつで出力できるようになりました。シート数が多いほど、Excelへの出力には、時間もかかりますが（10秒から20秒）、全て手作業で作成したときに比べたら、かなりの省力化につながったと思います。
元請側からの仕様の変更、消費税の改定、また、Officeのバージョンアップ等、システムの修正が必要になるごとに、改修を重ねてきております。
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