指定の書式のエクセルファイルに出力したい
見積書の作成と管理（建設業）
建設工事の見積書は、元請がゼネコンの場合、書式が決まっている場合がほとんどです。元請から送られてくる所定のエクセルファイルに、単価のみ記入して作成するケースもあれば、一から入力して作成しなければならないものもあります。合計金額の出し方や、税計算の有無等、会社によって異なるので、元請会社の様式に合わせて、エクセルファイルを作成する必要があります。お客様は、これらの見積書のエクセルファイルをすべて残してあるものの、データベース化されていなかったので、過去の見積書のデータを分析したり、集計したりするのが大変でした。また、見積書のデータをもとに作成する、見積書以降の帳票も、エクセルファイルの見積書から、行単位のコピーアンドペイストで作成していました。こうした問題を解決するために、見積書の作成システムをAccessで制作させていただきました。
主要な目的は３つあり、
1.見積書のデータをデータベース化する
2.見積書データから、元請指定の書式に合わせた見積書を、エクセル形式で出力する
3.見積書のデータから、それに連なる「確定注文書」「出来高書」を、エクセルで指定の形式で出力する
ということです。
データ入力については、何度も使う項目は、あらかじめ用意していて欲しいとのことでした。入力項目は、作業内容などは、同じ内容でも、会社により表記方法が異なるので、それらを会社ごとにマスタ化することにより、入力支援が可能となります。また、それまでの見積書の作成は、エクセルを自由に整形しながら作成していたので、エクセルファイルに出力したあとの追加編集もある程度意識して、Access側で、あえて空欄行を挿入できたりなど、ワープロソフトに近い感覚で入力できる方が使いやすいとのことでした。通常、システムでは、そのようなイレギュラーな入力や、ワープロ的な使い方はしないのでしょうが、今までのエクセルでの作成方法の柔軟さを許しつつ、見積書データはデータベースとして残すという要望に合わせたものとなりました。
見積書がデータとして入力されれば、それを元に作成される「確定注文書」「出来高書」は、Accessの機能でエクセルへの出力ができるようになります。それらも元請の書式が決められているものが多いので、書式に合わせて出力することにより、従来のコピーアンドペイストの作業からは解放されることとなりました。
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